事務テクニック

薬局のFAX使いこなせてますか?

更新日:

もはや薬局関係無いです。

ブログのテーマだから薬局にこじつけながら説明しますね。

薬局にFAXは超必須アイテムだと思いますが使いこなせていますか?

ちょっとした使い方の提案です。

まず、あなたのお店のFAXとパソコンって連動していますか?

お使いのFAXが複合型のプリンターに付属のものであればパソコンと連動している可能性が高い。というのも、FAX専用機であれば電話回線だけつなげば使えますが、複合型だとプリンターとしても活用するのでパソコンと接続してないとプリンターとして使えないからです。

もし、

パソコンと接続しているのであれば、パソコンから書類を直接FAXで送ることができる可能性が高い。

まぁ、お使いの複合機やドライバーのインストール状況にもよりますね。

うちでの具体的な使い方を見てみましょう。

①ファイルを印刷するを選択

②プリンターではなくFAXを選択して印刷

このあと送信先を選ぶソフトが立ち上がるのでそれで送信先を選ぶか入力するだけです。

つまり、自店のプリンターのかわりに(他店の)FAXで印刷するという感覚になりますね。画像は、メモ帳のドキュメントをFAXしていますが、これはどんなものにだって応用できる。プリンターのかわりにFAXを選択するだけだからです。

例えば、

パソコンで印刷した書類を他店舗へFAXするとしよう。

通常は、

印刷 → 紙媒体 → FAX

しかし、PCから直接FAXに命令すれば

印刷 = FAX

このようになり紙媒体を経由する必要がないのだ。

他にもメリットはあります。

データを直接FAXすると相手にすごくきれいに送ることができます。

ときどき、印刷だかFAXだかわからないようなキレイな書式のFAXが送られてくることないですか?

あれはPCから直接FAXしたものです。アナログデータに直さないで直接デジタルデータを送るからきれいに送れるんです。

具体的な使い方は、いろいろあると思う。

医師にジェネリック変更のFAXを送るとする。レセコンから印刷できたとしよう。これを印刷するのではなく、プリンターをFAXに切り替えてあげるだけで直接相手方に届けることができる。

レセコンにもともとFAXが連動してなかったとしても関係ないのだ、なぜならプリンターで印刷するのとFAXで送信することが同義だからだ。印刷機能さえついていればFAXはできる。

また、

複数同時送信も簡単にできる。

メールで複数の相手に送信する様な感覚で、登録しているFAX番号を選択していく。そして、送信ボタンを押すだけ。

これだけで同時にFAXができる。

グループ店舗に一斉送信するときなんかにすごく便利ですね。

プリンター複合機をお使いのとこだと、プリンターをセットアップした時にFAXもセットアップされている可能性が高いので、一度、印刷画面でFAXが選べるか確認してみるといいだろう。

もし、

薬局の新店を開局するのであればこのFAXとパソコンの連動は必ずしておきたいポイントだとおもう。

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