今回は、薬局様からご依頼をいただいたので、薬局を訪問して業務効率化をお手伝いしてきた話です。
ことの発端は、ブログにきた1件の問合せメッセージからはじまります。
なんとブログの内容に感動したので「効率化のコンサルティング」をして欲しいという依頼が舞い込んできたのです。当方はコンサルティング業務なんかしたことなく、当然ながら募集もしていません。事務員が薬局にお邪魔して、社長様や管理薬剤師様にご高説を垂れ流すなど恐縮極まりない。
「上からジム子～♪」「サディスティックな～♪」とか思われても嫌だし。
だから、まっさきに「お断り」が頭をよぎったのですが、いやちょっとまて、私の場合は「調剤薬局事務」の肩書の他に「ブロガー」という肩書もあります。これってもしかして皆様にお役立ち記事をお届けするチャンスではないか？と思ってしまったわけです。
なんでもかんでもネタにしてしまえというのが、これブロガーの性ですね。
ということで、悩んだ末に薬局には取材という形で、こちらの意思でお邪魔させていただくことにしました。
これなら「上からジム子～♪」ってならないですよね。*このフレーズ気に入ってますがネタ元わからない人いたらごめんなさい(笑)
ちょっとフェイクもありで薬局のスペックについて紹介していきます。
訪問先の薬局のスペック
処方箋の応需枚数は月1000枚程度です。内訳は「門前600枚+面200枚+在宅100件」だそうです。
全体枚数をみれば月1000件とさほど多くないのですが、面処方と在宅が業務を圧迫して効率化を強いられているそうです。
そもそも、こちらの薬局は業務効率の改善には並々ならぬ意気込みがあり、事前に、改善できるところは独自に様々な取り組みをしていました。
とくに、ハード面にお金をかけているようで、設備投資には目をみはるものがあります。
だって、お金を数えるのに全自動の小銭マシーン使うってスゴくないですか？ふつうは、小銭手動のカウンターでしょ。
ためしに全自動のコイン計数機を探したらでてきました。
この商品が業務用として使えるかどうかはわかりませんが意外と安いんですね。
ほかにもシュレッダー代行サービスの利用や経理処理(レシート入力)はアルバイトを雇うという徹底ぶりです。月に1000枚という規模にも関わらず全自動分包機も備え付けてあるので、プチプチと一包化する必要はありません。うちの薬局なんか月4000枚以上くるのに全自動分包機ないですからね。
錠剤の半錠とか1列をざっくりと半分にするらしいですよっ。スゴい。
これはもう絶版らしいです。
こちらの薬局様は、一番コストが係るのものを人件費ととらえているので、設備投資(お金)で人手が減るのであれば、惜しみなく投資するという方針のようです。
事務員も重要な仕事を任されているので「シュレッダー」や「経理入力」は雑務として外注してしまうという徹底ぶりがスゴい。
ということで、ハード面ではもう投資がなされているので、次に取り組むべきはソフト面の改善ということなるのでしょう。
そこを改善すべく私に声がかかったわけです。いいのかな？私で(笑)
業務圧迫の問題点と解決してほしいこと
では、一体何がそんなに業務を圧迫しているのでしょうか？
鉄板である薬歴の記載、それと、在宅業務の報告書の記入だそうです。
うちは在宅関わったことないので何をやってるのか全然わかりませんが、月に100件もあるとケアマネージャーへの報告書作成が大変な労力になるそうです。ちなみに報告書はエクセルで作成するのでこれは私の得意分野なわけです。
さて、ここからが本番です。提案してきたことをまとめていきます。
具体的な改善案
どれだけ、お役に立てたかは定かではありません。しょうもない提案ばかりですが、この記事を読んでくださった薬局関係者の方に少しでもお役に立てるヒントになればと思い、訪問先の許可をへて公開させてもらいました。
受付の入力について
まず、受付での入力についてです。門前クリニックの処方箋が2次元バーコードに対応しているので、すでにこれ以上ない効率化がなされていますが、1つだけ気になった点を指摘。
処方内容の入力後の帳票類の印刷についてです。薬袋と薬情の印刷の有無の確認画面が別途表示されてから印刷操作を行います。
この印刷の有無の確認って必要でしょうか？完了と同時に黙って全部印刷してくれたら楽だと思いませんか？
薬局の方針やレセコン機能にもよるとおもうけど、薬袋・薬情は9割印刷で1割不要とのことだったので、9割印刷するのであれば全自動印刷を提案します。
1割発生する薬袋不要な場合に関しても、完了ボタンを押す前に薬袋印刷のチェックを外せばいいだけなので、不要な場合も簡単に対応できるので薬袋がムダになることはありません。
意外とレセコンって初期設定でいろんなポップアップするようになってるから、一度、そのポップアップが本当に必要な確認なのかスタッフ同士で相談してみるといいとおもう。
想定できる最悪な設定は薬袋・薬情・領収証・お薬手帳・薬歴情報シートとそれぞれで印刷の確認画面が出るようになっていることです。
これら全てで「OK」を押さないと次へ進まないというのであれば、入力が終わってもなかなか席を離れることができません。1度の「OK」であとは自動印刷されれば、席をたって次の行動へと移れるわけです。
薬歴入力の効率化のお手伝い
薬歴に書いている内容はわかりませんが、こと入力に関しては様々なテクニックで効率化をすることができます。
過去記事を読んでくれいていたようなので話は早かったです。事前に「Google日本語入力」がインストールされていて、辞書機能もバリバリ活用してくれています。これだけで十分な改善効果を実感できているはずです。
さらに辞書登録の効率化ということで過去記事にも紹介しましたが単語登録を一発でできる機能を設置してきました。臨機応変に登録していくと、早さだけでなく、内容も充実していくはずです。
最後に、完了ボタンのカスタムです。書き終わってから毎回定形作業が入るようだったので、そこをマクロで自動化しておきました。
自動化した作業は「完了 → OK → チェックを外す → F9 → F8」この一連の動作を自動化するボタンを作ってきたので内容を書いたらワンタッチで記載を完了することができます。
繰り返す作業は1つにまとめてしまうのは基本中の基本ですよね。
在宅患者訪問薬剤管理指導報告書の作成アシスト
報告書作成に関して一番の問題点は二度手間ということでしょう。ただ、これに関しては薬局のスタンスなのでそのままでいきます。
一連の流れの確認作業からです。
患者宅訪問後のお仕事
1件でこれなので月に100件というとこれは大変です。お気づきでしょうか？報告書を2回作成していますよね。
薬歴ソフトとは別にエクセルでも記入しています。報告書記入は両方必要なのでしょうか？提出用のエクセルのみですませられる気がします。
では、1つずつみていきましょう。
薬歴記入に関して
在宅の薬歴も通常の薬歴も同じということなので、すでに説明済みなので割愛します。
薬歴ソフトでの報告書の作成
報告書作成の画面を開くまでをアシストします。在宅画面を開くのがちょっと手間だったので「自動キー」(マクロ)を作成しました。
患者を選択したあとに「自動キー」をおすと、患者の在宅報告書が自動でひらいて更に、前回の報告書を開いて、前回記入した「次回の訪問予定日」を、今回の訪問日＆作成日の二箇所ともう一箇所に自動転記させます。
日付の書き換えってめんどくさいですよね。3箇所を自動で訂正してくれるマクロはものすごい簡略化を実現できたと思う。幸いにも「次回の訪問日」を毎回設定しているようなので、それを使わない手はないです。
この自動化だけで今回の成果は十分だったのではないかと思っている。
薬歴ソフトからエクセルへの転記
薬歴ソフトからエクセルへとソフトを切替えて転記だから手動でガンバるしかないのですが、手動でも効率化できることはあるので従業員へ技術指導＆設備投資で簡易化していきます。
作業を拝見すると「右クリック → コピー」＆「右クリック → ペースト」を繰り返していたので、これが連続すると疲れてしまいます。キーボードと併用すると楽になりますが、コピペの使用頻度が多いので、ハイテクマウスでのコピペを提案します。
ボタンがやたらと多い特殊なマウスなのですが各種ボタンにキー操作を登録することができます。
提案
②印刷(Ctrl+P)
③コピー(Ctrl+C)
④ペースト(Ctrl+V)
⑤⑥フリー(切取り・削除・タブ切り替え・戻る)など
登録は自由にカスタマイズできるので、一例としてどうぞ。
右クリックする代わりに③や④を押すことでコピペできるので操作ストレスが格段に減ります。範囲選択もドラックして選ばなくても①全選択でワンタッチでできます。
ということで、一文を転記するときは① → ③ → ④と押したら完了ですね。「印刷」も使用頻度が高いようなので②に登録しておくと便利です。
別ソフト間での転記なので、ウィンドウ切り替えも多発するようなら「Alt+Tab」も登録しておくといいかもしれません。
マウスは1個2500円くらいなので大した出費にはならないはずです。
印刷して頭書きと一緒にケアマネージャーへFAX
印刷してFAXするって操作が実はあんまり好きではない。というのも、一度紙にしてスキャンすると画質が格段に悪くなるからです。
だったら、PCからデータをFAXすればキレイに送れるでしょ。しかも、複数のデータをまとめて送れるし、頭書きも簡単に作れるので、いいことしかない。操作もすごく簡単で、印刷するときにプリンターの代わりにFAXを選択して相手の番号をいれれば送信できます。もちろん、PCとFAXが接続されていないとダメです。
是非、FAXとPCは連動させて、印刷をPCで出来るようにすることをオススメします。これはクリニック側に是非とも導入してもらいたい。クリニックは印刷した処方箋をFAXしてくれるけど、処方箋を印刷する代わりにFAXボタンをおせばキレイな状態で薬局に届く。いつも潰れた文字に苦しめられています。
従業員への技術的指導
ハイテクマウスの使い方と、マクロの作り方意外に、キーボード操作を指導してきました。
まず、右手でマウスを操作しますよね？このときに左手ってフリーだけど、使わないってもったいなくないですか？
なにをやるにしてもそうだけど、片手より両手の方が早いに決まっています。つまり、マウス操作を「片手間でやるな！！」ってこと。マウス操作も本気でやれ。
私の場合は、完全に癖になっているのですが、マウスをもったら左手はキーボードのホームポジションを陣取ります。「Ctrl」をいつでも押せる状態にスタンバって、マウス操作をしながら「Ctrl+〇〇」の操作を並行して行います。
ハイテクマウスに操作を記憶するのもいいけど、基本はこれなので忘れずに。使えるショートカットキーを最低10個は覚えましょう。
「Ctrl + A・Z・S・X・D・C・F・V・W」全部分かりますか？これ基本です。
以上が今回の訪問内容でした。
おわりに
今回は、得意な分野が活かせたので、すこしはお役にたてたんじゃないかと自分でおもっています。すくなくとも以前に会社でうけた何の役にも立たないコーチング研修よりは有意義な時間を提供できたとおもっている。
薬局経営者様はコーチング研修主催するよりもキーボード操作の研修を主催したほうがよほど効果が実感できるはずです。なぜって？薬局のITスキルは低い場合が多いにも関わらず、PCの利用時間はやたらと長いからです。
薬剤師の先生方は地頭はいいから少しのヒントですぐに現場で応用してくれるはずです。
キーボード研修の講師ならよろこんで引き受けますよ(笑)←だれでもできるよね。
今度こそ、おわりに
知らない薬局の内部に入って詳しく話をきけるチャンスってそうないから、ブログのネタにと行ってきたけど貴重な体験をさせていただきました。また何処かでお声がかかることがあれば行ってみたいとおもう。
どうでしょう？こんな感じの入力コンサルって需要ありますか(笑)
訪問先の調剤薬局様からの感想
嬉しいことに、訪問先からの感想をメールで頂戴したました。ありがたい限りです。
コンサルタントありがとうございます。遠い所から、突然の依頼にも関わらず、快く引き受けていただき感謝しております。
アドバイスをして頂いた後、改善部分を薬局の従業員と共有し早速実行に移させて頂いてます、特にマクロを使った自動化の力は顕著でとても即効性があると感じました、薬局のストレスのかかる業務から相当解放され、時間にもゆとりがでてきてます。しかもいろいろな場面で応用が効くと思うので、まだまだ改善の余地がありそうです。
ご紹介してもらったマウスはソフトをインストールするのが少し手間取りましたが、なんとかインストールして昨日から使用してます、コピペの作業がかなりあるため、まさにわたしが求めていたマウスだと実感しております。
マクロとマウスで時間の省略がここまでできるのかと、正直驚きです。
ダメ元で、思いきってコンサルタントの依頼をして本当によかったです。
今後も今回だけに限らず末長くお付き合いさせていただければ嬉しいです。
どうやらお役にたてたみたいでホントに行ってよかったです。
自動化って一度つくっても今後の方針によっては使い方がかわってくるから「再現性」があることをつたえることが大切。この点を含めても今回は及第点ということでいいでしょう。
*なんと薬剤師ブロガーさんに感想をいただきました。さらなるヒントが盛り沢山なので、こちらの記事も合わせてどうぞ。
＞＞「薬局の業務効率改善コンサルティングしてきた話」を読んだ話 - むむろぐセカンド
ちなみに、コンサル会社とかやらないですから(笑)
お願い
図々しいお願いですが、これはと思うような効率化のアイデアがあれば教えていただけないでしょうか。当ブログで紹介させていただきたいと思います。
なにとぞご協力お願い申し上げます。