調剤薬局事務の資格

調剤薬局事務の1日の仕事内容

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今回は調剤薬局の具体的な仕事内容について紹介して行きたいと思います。

働く店舗によって業務内容は異なりますが、調剤薬局内での事務員の仕事を「日単位」と「月単位」での仕事を大まかに説明していきます。

1日のスケジュール

ルーチンワークなので1日の仕事は毎日ほぼ同じです。メインの仕事は「受付・入力・会計」この繰り返しが1日の仕事時間のほとんどを占めます。とにかく患者を待たせないことが大切なので待合室に患者がいるうちは、患者さんに関することを優先して行い、いなくなった合間時間でその他いろいろとこなしていきます。

臨機応変にいま何を優先してやるべきなのかを判断するスキルがとても大切です。

それでは朝の出勤からタイムスケジュールを見ていきたいと思う。

①8時45分出勤

薬局の開店時間によって出勤時間は違うけど一番多いのは9:00~開局だと思います。近隣の医療機関に合わせて開局している場合が多いので変則的な開局もあります。薬局の開店準備はパソコンの立ち上げと掃除くらいしかないので開店15分前出社で十分に間に合います。朝礼やるところはもうちょっと早く出社が強要されます。

②開店準備&掃除

朝一の仕事は掃除から始まります。医療機関だから衛生第一です。掃いて、拭いて、看板出してなどです。また昨日減ったコピー用紙、薬袋、輪ゴムなどの備品類を補充して本日の営業に備えます。

③納品伝票の整理

前日の納入された医薬品の入庫データが朝一オンラインで医薬品卸から送られてくるので取り込みを行います。手元にある伝票と送られてきた医薬品データに違いないことを確認して反映します。

④患者来局

処方せんを預かる

保険証を確認する&ジェネリック変更の意向を聞く

患者情報&保険情報の入力

処方箋をパソコンに打ち込む
↓(薬剤師が薬を渡した後)
会計

裏打ちチェック

患者が来ている間はこの処方箋の受付入力をひたすら繰り返します。手が空いていれば薬剤師の代わりにレジ打ちも行います。

受付業務には「お薬手帳の有無の確認」「ジェネリック医薬品の希望の確認」「新患アンケート記入のお願い」が含まれます。ただ受付けるだけといっても確認することが多くて大変です。「お薬手帳の有無」や「ジェネリックの希望の有無」で会計がかわってきてしまうので必ず処方箋入力前に確認しておく必要がああります。

これが調剤事務のメインの仕事です。処方箋は一度入力して薬剤師が投薬して患者がかえったあとにスキマ時間をみつけて入力内容に間違いがないか再度チェックする。裏打ちチェックというのですが、2度手間なのですが、再チェックにより間違えに気づくことはよくあることなので必要な作業なんです。

⑤医薬品の検品・入庫

毎日、いくつかの問屋から医薬品が納品されます。それを検品して医薬品を棚に片付けたり伝票を整理したりします。伝票はまとめて翌日の朝に送られてくるデータと照合するので翌日入庫処理します。納品は1日4~6回あり患者対応の合間を片付けていきます。

⑥医薬品発注

午前中に使用した医薬品で消費したぶんを発注します。使用済み医薬品の空箱をとっておいてバーコードをスキャンしたり、薬剤師がメモしたものをパソコンに打ち込み発注します。発注は昼と閉店時に2度行います。いまはパソコンが主流なのですが、以前は電話や手書きFAXで注文してたので大変でした。

⑦経費の計算

お金のことは事務員が担当することが多い。レジに関わることがおおいのが事務員だからです。レジの両替金の準備、経費(小口金)があっているか、週に1回程度のペースで確認します。また放っとくと領収書やレシートがたまっていくので暇な時にまとめて帳簿につけます。

⑧売上金の管理

売上金はほっとくと、どんどん店舗に溜まっていってしまうので銀行に預けに行きます。電話代や水道代や電気代の支払いも行います。

⑨備品の管理

水剤容器、軟膏容器、コピー用紙、インクカートリッジ、文具などなど備品がなくならないようにこまめにチェックが必要です。

⑩書類をスキャナーで取り込む

薬局ごとに取り込むかどうかは異なりますが「処方箋」や「新患アンケート」や「薬歴」をデジタル化して補完しておくところもあります。処方箋は毎日大量に来るので束ねてしまってしまうのですが、患者や病院からときどき問合せがきます。そのときに処方箋を参照しやすくするためパソコンでファイリングしといた方が便利です。「新患アンケート」や「薬歴」も同じ理由です。

⑪閉店作業

本日の売上金の計算とレジ金があっているかの計算です。理論上の売上と実際の売上があっているか確認しながらお金を数えます。

1日の流れはこんな感じです。とにかく、患者さんが来ている間はひたすら受付&処方箋入力です。

患者の来局には波があって、必ず空いている時間帯が存在するので、その時間を利用して備品や経費の管理を行います。

月の仕事

レセプト請求

月の仕事といえばレセプト請求です。月に1回しかないのですが、この1回に向けて事前にいろいろと準備します。

レセプトとは、調剤報酬明細書のことです。調剤報酬明細書は、患者に請求した調剤報酬の明細を患者1名につき原則1枚を月毎にまとめたものです。患者の人数分作らないといけないので膨大な量になるのですが作成は意外と短時間でおわります。

というのもの、普段から処方箋を入力しているデータからパソコンが自動でレセプトを作成してくれるからです。処方箋の入力に間違いがなければ調剤報酬明細書(レセプト)も間違いなくできます。

しかも、印刷する必要もなくデータをそのままネット上で送ればいいだなので、作成に関しては5分もかからず作ることができるし、レセプトの送信もエラーがでなければ5分ほどで終わります。

このレセプト(保険請求)は月初(5日~10日)に送らなければならない。この作業で、患者の自己負担分以外の部分を支払基金に請求するので、万一忘れてしまうと一ヶ月分の売上の7割くらいが入ってこないことになるのでホントに大事な作業です。

ちなみに、保険番号が一文字でも違うと返戻(へんれい)といって支払いを拒否されて提出した書式毎返ってくる。この返戻はすくなからず毎月必ずくるので、返戻になった原因を探って訂正して再請求します。

生活保護の調剤券の請求

調剤権は管轄の福祉事務所にFAXや電話で請求します。うちでは毎月30人分ほどの調剤券を請求するので一覧表にしてFAXします。30人分の氏名と生年月日を書くの大変です。

処方箋や薬歴の整理

一ヶ月ごとに束ねて整理していかないと処方箋・調剤録・薬歴の量って膨大な量になります。もちろん薬局の規模によって溜まっていく量は違いますが、うちは1日200枚以上くるので処方箋だけでも10センチ以上の厚みがあります。それが1ヶ月分になるともう2メートルくらいになりますね。3年間の保存義務があるのでしっかりと束ねて月ごとにまとめて倉庫で保管します。

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