調剤薬局事務の資格

調剤薬局事務の1日の仕事内容

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こんにちは、調剤薬局事務のジム子です

かれこれ10年以上調剤薬局事務をしているベテラン事務さんです。今回は調剤薬局事務の具体的な仕事内容について紹介して行きたいと思います。

もちろん働く店舗によって業務内容は違うけど、どこも似たようなことやってます。薬局内の仕事を「日単位」と「月単位」でざっくりと説明してきます。

1日のスケジュール

ルーチンワークなので1日の仕事は毎日ほぼ同じです。

メインの仕事は「受付・入力・会計」で、この繰り返しが1日の仕事時間のほとんどです。とにかく患者を待たせないことが大切なので患者さん待合室にいるうちは「受付・入力・会計」を優先して、いなくなった合間時間でその他いろいろとこなしていきます。

臨機応変にいま何を優先してやるべきなのかを判断するスキルがとても大切です。

それでは朝の出勤からタイムスケジュールを見ていきたいと思う。

開店準備

掃除薬局の開店時間によって出勤時間は違うけど一番多いのは「9:00~」開局です。

近隣の医療機関に合わせて開局している場合が多いので変則的な開局もあります。朝はとにかく「掃除」です。医療機関なので清潔であることは絶対条件です。

  • 待合室・調剤室のモップがけ
  • ソファーやお薬カウンターの水拭き
  • トイレ掃除
  • 外回りの掃き掃除

などなど、やることはいっぱいあります。

忙しくなったときでもスムーズに業務がまわるように、備品の補充も朝のうちにしておきます。

薬局だと「輪ゴム・コピー用紙・薬袋・容器」などが毎日消費されていくので朝のうちに全て補充してしまいます。場合によっては医薬品の補充をするところもあります。

朝は忙しいので、開店の15分前には出社して、開局時間にすみやかに患者さんを迎え入れられるように準備します。

患者さんの来局

準備が整ったらいよいよ患者さんが来局してきます。

患者さんが来局しているうちは「処方箋あずかってパソコンに入力する」これの繰り返しです。

処方せんを預かる

保険証を確認&ジェネリック確認

患者情報&保険情報の入力

処方箋の内容をパソコンに打ち込む

会計

裏打ちチェック

患者が来ている間はこの処方箋の「受付&入力」をひたすら繰り返します。手が空いていれば薬剤師の代わりにレジ打ちもします。

あくまでもメインの仕事は「処方箋入力」です。

「医師が発行した処方箋」の内容をほぼすべて忠実に薬局のパソコンに入力していきます。

薬局でお薬をもらうと、薬の説明書にいろんな情報が書いてあります。

  • 患者氏名
  • 医薬品名・飲み方
  • 処方医の名前・クリニック名

これらの情報は薬局が手動で入力している情報なんです。調剤薬局事務でもっとも必要なスキルは「間違えないように正確に入力すること。」これにつきます。

受付というのは「お薬手帳の預かり」「ジェネリック医薬品の希望の確認」「新患アンケート記入のお願い」が含まれます。

ただ受付けるだけといっても確認することが多くて大変です。

「お薬手帳」や「ジェネリックの希望」で会計がかわってきてしまうので必ず処方箋入力前に確認しておく必要があります。

これが調剤事務のメインの仕事です。

患者がいるうちはひたすら「受付・入力・会計」この繰り返しです。

医薬品の検品・入庫・納品伝票の整理

検品医薬品は1日数回納品されます。

契約している卸の数だけ納品されるので1日4~6回あります。

検品というのは、卸の配送さんから伝票を受け取り、上から順番に読み上げて、商品が間違ってないかどうかを相互にチェックします。

検品が済んだら医薬品を棚に片付けて、伝票を整理します。

伝票はまとめて翌日の朝に送られてくるデータと照合するので翌日入庫処理します。納品は1日4~6回あり患者対応の合間に片付けていきます。

医薬品の発注

消費された医薬品の補充分を発注します。

医薬品は患者さんの健康や命にかかわるものなので「午前発注 → 午後納品」という恐ろしいスピードで納品されます。

発注方法は、使用した医薬品の空箱をとっておいてバーコードをスキャンしたり、薬剤師がメモしたものをパソコンに打ち込み発注します。

発注は、昼と閉店時に2度行います。

いまはパソコンが主流なのでラクですが、以前は電話や手書きFAXで注文してたので大変でした。

経費の帳簿管理

経費お金のことは事務員が担当することが多い。

レジに関わることがおおいのが事務員だからです。

  • レジの両替金の準備
  • 売上金
  • 経費の帳簿管理

ほっとくと領収書やレシートがたまっていくので、週に1回くらいのペースでまとめて帳簿につけます。帳簿と小口金があってることを確認します。

売上金の管理

売上金はほっとくと、どんどん店舗に溜まっていってしまうので銀行に預けに行きます。

ついでに、電話代や水道代や電気代の支払いもします。その領収証なんかを現金出納帳で管理します。

消耗品の管理

医薬品の管理は薬剤師がしますが、その他の備品やOTCは事務員が管理します。

「水剤容器・軟膏容器・コピー用紙・インクカートリッジ・文具」などなど備品がなくならないようにこまめにチェックが必要です。

足りなくなるとアスクルで注文するとこが多いと思います。アスクルはその名前の由来どおりに翌日持ってきてくれます。

処方箋や調剤録をスキャナーで取り込む

薬局ごとに取り込むかどうかは異なりますが「処方箋」や「新患アンケート」や「薬歴」をデジタル化して補完しておくところもあります。

処方箋は毎日大量に来るので束ねてしまいますが、患者や病院からときどき問合せがきます。

そのときに処方箋を参照しやすくするためデジタル化してファイリングしといた方が便利です。「新患アンケート」や「薬歴」も同じ理由です。

閉店作業

本日の売上金の計算とレジ金があっているかの計算です。理論上の売上と実際の売上があっているか確認しながらお金を数えます。

1日の流れはこんな感じです。とにかく、患者さんが来ている間はひたすら受付&処方箋入力です。

患者の来局には波があって、必ず空いている時間帯が存在するので、その時間を利用して備品や経費の管理を行います。

月の仕事

月の仕事のメインはなんと言ってもレセプトです。

調剤薬局事務がする仕事の中でもっとも責任が重い仕事、それがレセプトです。といってもポチッとして終わりですが。

レセプト請求

月の仕事といえばレセプト請求です。月に1回しかないのですが、この1回に向けて事前にいろいろと準備します。

レセプトとは、調剤報酬明細書のことです。調剤報酬明細書は、患者に請求した調剤報酬の明細を患者1名につき原則1枚を月毎にまとめたものです。患者の人数分作らないといけないので膨大な量になるのですが作成は意外と短時間でおわります。

というのもの、普段から処方箋を入力しているデータからパソコンが自動でレセプトを作成してくれるからです。処方箋の入力に間違いがなければ調剤報酬明細書(レセプト)も間違いなくできます。

しかも、印刷する必要もなくデータをそのままネット上で送ればいいだなので、作成に関しては5分もかからず作ることができるし、レセプトの送信もエラーがでなければ5分ほどで終わります。

このレセプト(保険請求)は月初(5日~10日)に送らなければならない。この作業で、患者の自己負担分以外の部分を支払基金に請求するので、万一忘れてしまうと一ヶ月分の売上の7割くらいが入ってこないことになるのでホントに大事な作業です。

ちなみに、保険番号が一文字でも違うと返戻(へんれい)といって支払いを拒否されて提出した書式毎返ってくる。この返戻はすくなからず毎月必ずくるので、返戻になった原因を探って訂正して再請求します。

生活保護の調剤券の請求

調剤権は管轄の福祉事務所にFAXや電話で請求します。

うちでは毎月30人分ほどの調剤券を請求するので一覧表にしてFAXします。30人分の氏名と生年月日を書くの大変です。

処方箋や薬歴の整理

1ヶ月ごとに束ねて整理していかないと処方箋・調剤録・薬歴の量って膨大な量になります。

もちろん薬局の規模によって溜まっていく量は違いますが、うちは1日200枚以上くるので処方箋だけでも10センチ以上の厚みがあります。

それが1ヶ月分になるともう2メートルくらいになりますね。3年間の保存義務があるのでしっかりと束ねて月ごとにまとめて倉庫で保管します。

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