薬局ウラ事情

薬局の24時間対応を支える携帯転送術

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基準調剤加算1をとっている薬局は24時間対応ができる体制を整備しないといけないことになっているから、営業時間外も緊急連絡先として薬剤師が携帯をもって対応している。

基準調剤加算2は24時間開局が条件だから別に携帯はいらないと思う。

基準調剤加算1の施設基準要件一部抜粋

当該保険薬局のみ又は当該保険薬局を含んだ連携する近隣の保険薬局において、二十四時間調剤並びに在宅患者に対する薬学的管理及び服薬指導を行うにつき必要な体制が整備されていること。

ということで、

薬剤師の方々は持ち回りで携帯をもって時間外に対応してくださってるのだ。
今回の記事のメインは電話の転送術のお話。

24時間体制がどうとか、頼まれたら開局しないといけないのかとか、携帯所持で要件は満たされるのか、近隣との連携がどうとかは、ひとまず置いといて、

電話の転送システムについて見ていきます!!

営業時間外を携帯電話で対応するための3つ方法を考えました。

一長一短あるので1つずつ見て行きましょう。

①時間外は薬局にかかってきた電話をすべて携帯に転送する
②留守電が入れられた時に留守電内容を携帯に転送する
③薬情や薬袋に時間外の携帯番号を記載する

①薬局にかかってきた電話をすべて携帯に転送

これが一番一般的なのかな?

よくわからにけどうちはこの方法です。

転送にはボイスワープというサービスを利用して行います。

ボイスワープというのはNTTが有償で提供している電話の転送サービスです。

営業時間がおわったら142番にTELをすることで設定できます。

薬局にかかってきた電話を薬局の電話を経由せずにNTTが直接携帯に飛ばしてくれます。

だから、「患者携帯 → 薬局携帯」という構図になります。

携帯電話には患者さんの電話番号が表示されるので、気づかなかった場合でも折り返しで連絡することができます。

デメリットは、ボイスワープは有料サービスになるので別途契約とお金がかかる。

これ単体で契約すると有料だからためらってしまいますが、ナンバーディスプレイ表示のオプションとキャッチオプションとボイスワープの3点セットになっているパックがあるのでそれだとお得に利用できる。

ボイスワープ500円/月、ナンバーディスプレイ表示400円/月、キャッチホン300円/月

これがセットで800円だからセットで契約したほうがお得。

もっとお得なのがひかり電話A(外部リンク)ってプランで契約しているとこれらオプション料は基本料に含まれているので無料で利用できる。

店舗を運営する上で、インターネット接続とナンバーディスプレイ表示は絶対に必要なサービスだから、

普通に考えたらひかり電話Aが第一選択だとはおもう。

てか、ナンバーディスプレイでオプション料をとるのはアコギだよね。
携帯は普通に番号表示されるんだから、固定電話のディスプレイに表示されないのはおかしいでしょ。

あと、全転送の欠点は、薬局に来る電話を全転送するわけだから、時間外に間違って掛けてきた人の電話もきてしまうし、卸の欠品連絡とか、薬局宛の営業電話なんかも転送されてきてしまう。

こまったらひとまず薬局にかける人が多いので、この方法が一番電話対応する頻度が高くなる。

②留守電の内容を携帯に転送する

これは電話機本体の機能を利用した転送です。

最近の電話機であればだいたいついている機能です。

電話機本体に録音が入った時に、携帯電話に電話をしてその内容を送ってくれるんです。

構図はこうなる

患者携帯 → 薬局固定電話 → 薬局携帯

さっきのボイスワープの構図

患者携帯 → 薬局携帯

ここが決定的に違う!!つまり携帯にかかってくる電話は薬局固定電話からの電話なのだ。

だから、患者がTEL番号をメッセージとして残さなかった場合は折り返すことができないのだ。

普通はTEL番号を残すことはしないと思うので、留守電メッセージに急ぎの方は名前とTELを残せば折り返す旨のメッセージを流すといい。

これのいいところが、本当に用のある方じゃないと留守電は残さないので重要度の低い案件の電話対応を減らすことができる。

また、内容を聞いてから情報を取捨選択できるのでイタ電や業者からの電話も折り返さなくて済む。

根本的な問題としては、これが24時間対応と言えるのかどうかだけど、ここは今回は考えないことにする。

最近電話機を購入したので機種の紹介

先日電話機が壊れてしまったので新しいものを購入しました。

薬局で使う上で大切なこととして、子機はもちろんのこと親機もコードレスで使えることです。

受話器を片手にあっちこっちで作業をすることがあるので動き回れるように絶対にコードレスがおすすめ。

もちろん留守電転送機能も実装されています。

③薬情や薬袋に時間外の携帯番号を記載する

これはもう転送うんぬんは関係ない。

転送すると業者とかの余計な電話までかかってくるので時間外番号を直接薬袋や薬情に記載するのだ。

夜間緊急連絡先みたいな感じで載せるのでほんとに用のある人しかかけてこなくなる。

とにかくかかってくるのが嫌なのであれば小さい字にして目立たないとこにでもそっと記載しとくといいだろう。

まとめ

①~③でまとめてみて思ったことが、

③のデメリットが思い浮かばなかった。つまり③が一番いいということだ。ボイスワープでお金払う必要ないし、業者には番号渡さないし、ほんとに用のある人しかかけてこないわけだから、これがいいとおもう。

うちが転送していたからいろいろ考えてしまったが、結局は転送しないで電話番号を載せればいいという結論に達してしまったのがとても残念なんだけど、

ここまで長文にお付き合いいただいてありがとうございます。

おまけ

電話の豆知識

今回は薬局の電話についていろいろ考察したから、うちで使っている電話機能を紹介する。

もしかしたら常識かもしれないけど、私は驚いたのでちょっと書いてみる。

多分なんだけど、薬局には電話回線2回線引いていると思う。

この2回線の使い方なんだけど、

TEL専用とFAX専用とで使い分けているならこれはもったいない使い方だ。

これだとTELが1個しか使えないことになる。忙しい薬局だとつらくないですか?

とりあえず、

FAXに電話ついてないなら受話器をつけよう。

FAXに受話器を刺す端子さえあればそこに受話器を差しこむだけでFAX&電話になる。これで電話①つかってても電話②は別回線だからつかえる。

そして、

電話がかかってきた時の対応ね。

電話①を使用中に、さらに電話がかかってきた場合は電話②が鳴るように設定できる。

この設定は難しいからNTTさんにやってもらう。

もしくはさっきのボイスワープを利用してもいい。

ボイスワープはキャッチも転送してくれる。だから電話使用中に電話がかかってきたら、

電話②にとばしてもいいし、携帯があれば携帯に飛ばすこともできる。

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