こんにちは薬局事務のジム子です。今回は、薬局の事務的な入力の効率化についてです。
薬局でめんどうなエクセルの入力ってありますか？それを簡単に自動化できる方法があります。
その方法はいたってシンプルでマクロを組んで自動化することです。うまく「マクロ」を組めたら、いままでやっていた作業がボタンひとつでできる様になるかもしれません。
ボタンを押すだけなので手間は「1秒」です。
たとえば「データ一覧」からボタン1つで「請求書」を自動で作成するのはマクロの得意技です。
もし手動で「請求書」を作成するとしたら、
「一覧表」から「請求書」にデータを1つずつコピー＆貼付け
↓
「請求書のシート」をコピーして新規シート作成
↓
シート名の変更
この作業を「データ」の数だけ繰り返すってやばくないですか？
1つ作成するのに3分かかったとして、もしデータが50個あったら150分(2時間30分)もかかります。できあがるころには目がチカチカで、頭はクラクラですね。
そんな苦行を強いられている薬局きっとありますよね。かつて私が勤めていた薬局がまさにそうでした。
うまくマクロをくめれば、ほんとに「1秒」で終わらせることができます。毎月2時間30分が「1秒」になったら、1年で30時間も節約できますよね。
と、言うのは簡単ですが、薬局になじみのない「マクロ」をいきなり組めって無理な話です。いちから勉強してコツコツつくったらそれだけで数十時間かかります。
わかってはいるけど手動でやらざるを得ないという薬局もたくさんあると思います。薬局には「薬剤師」と「事務員」しかいないのだから、都合よくマクロが組めるような人材はそうそう薬局にいません。
でもね、薬局にはいなくても世の中には簡単な「マクロ」なんてほんの数分で組めてしまう人がたくさんいます。薬局では馴染みがない「マクロ」も世間では一般的に使われています。
だから、できないものを頑張ってやる必要はないから、できる人にお願いしましょう。
クラウドソーシングといってネット上に仕事を投げると得意な人が請け負ってくれるサービスがあります。簡単なマクロの作成依頼なら1万円もあれば十分です。
「プログラミング＝ソフトウェア開発」みたいなイメージだと、とても高くて手が届かないイメージになってしまいますが、もうちょっと気軽に考えて大丈夫です。
オススメは「ランサーズ」というクラウドソーシングサイトです。わざわざ特定の企業にお願いしなくても「WEB」で募集をかけるだけで法人・個人とわず興味がある人にみてもらうことができます。
ためしに「エクセル マクロ 請求書 VBA」このあたりのワードを組み合わせてお仕事検索してみて下さい。他の人の依頼が見れるはずです。
参考にしながら依頼してみるといいでしょう。
上記の例の「データ一覧」から「請求書」を作成する依頼であれば「データ一覧」「請求書」のフォーマットはすでにできあがっているので、あとは数字を埋めるプログラムをいれて最適化してもらうだけです。
フォーマットができているなら依頼はしやすいし、フォーマット作成の手間がないぶん受注者も依頼も受けやすいので「安価」で入札しても通ると思います。
もし、毎月データ入力で時間をとられている薬局があれば、いちど試してみてはいかがでしょうか？
たったの1万円で月々数時間の業務削減ができるなら、こんなに安い買い物はないと思います。
公式サイトランサーズ
ちなみに「データ一覧」 → 「請求書作成」くらいなら私でも作成できます。独学で勉強したのでむずかしいことはできませんが、これくらいであれば入門書を読めばできるようになります。
VBAをはじめて学ぼうと思う人はこの書籍がおすすめです。
マクロ作成にはなんどかチャレンジしたけど、バックグラウンドがないと優しいと言われるテキストでも挫折します。なんども挫折して出会ったのが「入門者のExcel VBA―初めての人にベストな学び方」です。
VBAを学ぶのにこれ以上やさしいテキストはないとおもうので、独学で勉強する方の「1冊」としておすすめです。