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EXCELのシフト表をPDFにしてスマートフォンに送る方法

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シフト表をスマホで持ち運べたら便利だと思いませんか?

別に特別な方法ではないのですが、いたって普通にスマホにシフト表を送る方法を紹介します。

うちの店のシフトは全員にメールされるようにってるのを他店の人が詳しく知りたいっていうもんだから書いてみる。

まず、

シフト表が何で作られているかなのですが、エクセルで作ることが多いと思います。

ということでエクセルで作られてること前提で説明しますね。

もし、紙媒体でしかシフト表が手に入らないならスキャンしてPDFにしてスマホにメールで送るか、画質とか見やすさが気にならなければ写メとかでもいいと思う。

エクセルデータをPDFに変換する方法

意外と知らない人多いんだけどソフトウェアのインストールなしでも簡単にPDFデータって作成することができる。

変換方法はとても簡単。

印刷でプリンターを選ぶところでプリンターの代わりに「PageManager PDF Writer」ってのを選択して印刷するとPDFデータが作成される。

WINDOWSであれば「PageManager PDF Writer」は初期搭載されてるはずだから、これで紙に印刷されるイメージのままそのままPDFになる。

似たようなので「Microsoft XPS Document Writer」なんってのも選べるけど、これはPDFではなくXPSに変換される。これも同じような電子文書を記述するフォーマットなんだけど、スマホに送って読むならPDFの方がいい。

XPSはアプリいれないと読めないかもしれないが、その点PDFならアプリなしでも読める。

これをメールに添付してスマホに送れば、スマホでシフトが持ち運べる。

要は、プリンターの代わりに「PageManager PDF Writer」を選ぶだけなので、エクセル以外にも印刷できるものはすべてPDFにできる。

レセコンでの患者一覧とかもプリンターのかわりに「PageManager PDF Writer」選ぶだけでPDFにできるわけだ。とくに必要はないと思いますが、いちおうそんなことができる。

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なぜPDFデータに変換するのか?

エクセルデータ(csv、xls、xlsxなど)だと、スマホで読み取れないのだ。アプリ入れれば読めるけどけっこう再現性が低いく文字化けしたり、レイアウトが崩れることが多い。

その点アプリなしでもそのまま読めるのがPDFです。もしくは画像にしてもいいとは思うけど、画像だと大きさの調節が難しい。その点でもPDFなら勝手にA4サイズになるから紙媒体と同じような感じでバシッときまる。

PDFデータとは

紙の上に印刷して表現される文書のデザインやレイアウトなどの印刷イメージをそのままデータにしたのがPDFです。PDFは印刷文化を継承する電子的な紙なのです。

印刷イメージがそのまま承継されるのでどの端末でもレイアウトが崩れることなく見れる。

文書データのやり取りをするならこのPDFがとてもすぐれている。

エクセルやワードをそのままやりとりすると画面の大きさによって改行されたり、マスの幅がバージョンによって違ったりと、レイアウトが崩れてしまう。

そもそもofficeいれてなければ開くことさえできない。

その点PDFのreaderは無償配布されてるし、そもそも最初から開ける。

あと、デジタル署名とかつかうと改ざんもできないようにできるから信頼性も紙媒体の署名並みに高いのだ。

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