業務効率改善

10秒薬歴を実現した方法と考え方

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今月は会社全体の業務見直し月間です。事務員を含めた全ての従業員がルーチンワークの1つ1つを見直しをしています。

その中ではじめて薬歴という仕事を教えてもらい、薬剤師以外の目からみて新しい視点で業務効率を改善できないのか話し合いました。

そこで、薬歴の記載ってホントに無駄な作業が多いと感じました。

たとえば、

10年以上使用しているカリーユニ点眼に対していろいろとチェック項目を埋めていましたが、とくに内容のあるものだとは思えません。ただ薬歴というフォーマットを埋めるための作業に時間を費やしているように見えます。

フォーマットを埋めるだけの作業を毎回繰り返し行うのであればそこに業務効率(自動化)する余地があるのではないでしょうか。

今回は事務目線で作業効率の改善を提案させてもらいましたが試行錯誤のすえに実際に導入することになり、結果、すごく好評で激的に業務効率が改善しました。

薬歴以外の業務改善事項はこちらの記事でまとめています。
>>薬局の業務を効率化した全ての方法を紹介

某薬歴ソフトは1分薬歴というのをテーマとして掲げていますが、今回の業務改善によりDO処方で内容のほとんどないものに関しては質を落とさずに10秒程度で書き終わるようになりました。

つまり10秒薬歴です。

30枚を記載したとしても300秒しかかかりません。つまり、5分ですね。

流石に、患者画面の切り替えで待ち時間が発生するので5分では終わりませんが、スゴい早いということはおわかりいただけたでしょうか?

思うに、今回の改善はいままでにない斬新なアイデアだったなと思う。

うちは電子薬歴導入して6年経つが、6年の歴史を塗り替える激的な変更になりました。

しかも、このテクニックはどの会社の薬歴のソフトであっても適用できショートカットキーや辞書登録といった小手先のテクニックではありませんし、薬歴の質が落ちるものでもありません。

まずは考え方の説明です。

最短の薬歴って何でしょうか?

併用薬や副作用歴の変更がなければ薬剤師の知的労働はSOAPの記載この部分だけです。

S:
O:
A:
P:

この4項目の記載し確定ボタンで終了できれば、それが最短ルートです。

しかし、体裁を整えるためにSOAPの記載以外に他にもいくつかの操作をしいませんか?

たとえば、

副作用や併用薬の確認事項の入力です。変更がない場合でも変更がないことを記載しなければいけないそうです。

確認画面を開いて、前回のデータを引っ張る「DOボタン」を押して前回と同じ内容のものを薬歴に反映させます。

なぜ、いつも同じカリーユニ点眼に対してこれだけの労力を費やさないといけないのでしょうか?

それは薬剤服用歴管理指導料を算定しているからです。

この点数をを算定する要件に、毎回患者の体質・アレルギー歴・副作用歴等をきいて薬歴に記載しないといけないことになってる。

でも、実質はこれをすべて聞くことは不可能だから前に聞いたデータをひっぱってくるわけです。

毎回、引っ張ってくるなら薬歴の機能として勝手にやってくれれば一番楽ですが、それを薬歴ソフトがしてしまったら、もうただの前回のコピーであって薬歴を書いたことにならない。

薬歴ソフトは厚生労働省の認める薬歴が書けるものでなくてはならない。もし、薬歴ソフト自体に不備があり適切な薬歴が書けるソフトではないとみなされたら薬局は調剤報酬を返金しなければならない。

だから、副作用や併用薬の確認項目は変更がなくても毎回記入者が記入画面を開いて前回と同じボタンを押して記載したという事実が必要なのです。

これこそ体裁を整えるだけの完全にムダな作業です。

ポイント

薬歴ソフトは実装できる機能に制限ありSOAP記載して完了という最短ルートをとることができない

これは推察なのだが、薬歴の完了ボタンをおした後に「この内容で記載を完了しますか?」のポップアップ画面が表示されるのも、何か制限があるのではないでしょうか。邪魔すぎます。

今回の業務改善では、どこまでこの最短ルートに近づけるかがポイントです。

想像して下さい。

SOAPだけ入力し「完了」を押すだけの作業であれば、薬歴の負担はかなり軽減されませんか?

今回取り組むのが、この最短ルートへ近づけるようにワンクリックずつ作業を見直してクリックする回数を削っていきます。

たとえば、処方箋1枚につき1クリックする箇所を減らしたとします。

クリックするためにはキーボードからマウスへ持ちかえて、マウスのポインターを探して、指定箇所をクリックして、またキーボードに持ちかえます。

1クリック削るということはこの一連の作業(時間にすると約3秒)を削るということです。

当薬局での見直しで削減できたクリック回数は処方箋1枚につき12クリックです。

1枚12クリックを1日に何十枚も繰り返すせばさぞ疲労とストレスが蓄積することだろうとおもいます。

では、具体的にはどのようにクリックを削減すればいいのでしょうか?

簡単に説明すると「完了」を押す行為にいろいろな命令を組み込んであげればいいのです。

その具体的な説明はこちらの記事(有料)で確認下さい。どの薬歴でも導入できますがP-CUBEPhama-SEEDについてはより具体的に記載してあります。
結果としてできたことは、

「SOAPを記入」したあとに「特定キー」をおすだけで必要項目の前回DOが自動で記載され、記入完了して、次の患者選択画面へと進みます。

薬歴はスキマ時間を利用して記載している薬局が多いようですが、短いスキマ時間だと結局薬歴が中途半端になって保留&呼び出しを繰り返しながら、ちょっとずつ書き進めていくことになる。

これを繰り返すと中々薬歴が進まずにイライラしますよね。でも、もし10秒で終わるなら作業を保留する必要がなくなりスキマ時間をいままで以上に有効活用できるようになるはずです。

高めの価格設定だけど、毎日の作業が軽減できるなら決して高い価格ではないと思います。

これで1日20分削減できたとします。1ヶ月20日で400分の削減です。薬剤師の給料を考えれば月20000円のコスト削減効果が得られたことになります。

時間だけではありません薬歴を書く精神的な負担や残業なども減り従業員の不平不満も減るでしょう。

実際導入してみての薬剤師の感想は、

・1日の自由時間が増えた
・薬歴がたまらなくなった
・疲れなくなった
・残業がなくなった

一番のポイントは疲れなくなったってところだと思う。1枚12クリック×40枚の作業が減ったとしたらその分疲労は格段に減ります。

この480クリックというのはただ連打してたクリックとは違います。小さい文字を探して必要な箇所を正確にクリックするという作業480回の削減なんです。

疲れなくなるということは従業員のフラストレーション削減につながります。

もちろん、導入している薬歴ソフトによってその効果に違いはありますが、少なからず改善できるヒントにはなると思います。

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